Het UBO-register, bent u er klaar voor?

Het UBO-register is er!

Voor velen onder ons betekent dit het einde van het tijdperk ‘anonimiteit’.

In het kader van de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van terrorisme zijn vennootschappen en vzw’s sinds kort verplicht om hun uiteindelijke begunstigden bij te houden in een centraal register, het zogenaamde UBO-register (waarbij UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’).

Het Koninklijk Besluit treedt in werking op 31 oktober 2018.

Gelukkig geeft de FOD Financiën u de tijd tot 31 maart 2019 om de gegevens betreffende de uiteindelijke begunstigden in het register in te voeren.

We nemen even de tijd om in een notendop de werking van dit UBO-register toe te lichten.

Mocht u verdere toelichting of advies wensen, is ons kantoor graag bereid u hierin te begeleiden.

Neem gerust contact op, wij helpen u verder.

 

Wie is een “uiteindelijke begunstigde”?

Een uiteindelijke begunstigde is steeds een natuurlijke persoon die rechtstreeks of onrechtstreeks minstens 25% van de aandelen aanhoudt in de vennootschap, alsook een natuurlijke persoon die via andere middelen zeggenschap heeft, bv. via een vetorecht.

Indien geen van die personen kan geïdentificeerd worden, worden de leidinggevende personeelsleden aangeduid als uiteindelijk begunstigden.  Voor Vzw’s en stichtingen gaat het in hoofdzaak om de bestuursleden.

 

Welke informatie moet worden medegedeeld?

De bestuursorganen van de Belgische ondernemingen worden verplicht om volgende zaken over de UBO’s te registreren in de onlinedatabank:

  • De voor- en achternaam
  • De geboortedag, geboortemaand en het geboortejaar
  • De nationaliteit
  • Het land van verblijf en verblijfsadres
  • De datum waarop de persoon in kwestie UBO is geworden
  • Het rijksregisternummer
  • Alle identificatiegegevens van evt. tussenpersonen-rechtspersonen

In uitzonderlijke gevallen kan de toegankelijke informatie worden beperkt, bv. in het geval van een minderjarige UBO.  Ook in het geval dat de opname van gegevens de UBO blootstelt aan bv. afpersing, pesterijen of geweld.

 

Wie kan deze informatie raadplegen?

Het UBO-register is een online-databank die ‘in principe’ openbaar is.

Maar niet iedereen krijgt even gemakkelijk toegang of krijgt evenveel informatie te zien.

 

Die informatie zal in eerste instantie geraadpleegd kunnen worden door de “bevoegde autoriteiten” met inbegrip van de fiscale administratie en de entiteiten die meldingsplicht hebben in het kader van hun cliëntenonderzoek (o.a. accountants, notarissen etc.).

Voor wat betreft vennootschappen, zal eveneens elke burger (mits betaling van een administratieve vergoeding) tot het register toegang krijgen.

De burger zal enkel op naam of op het KBO-nummer van de betreffende vennootschap kunnen zoeken en niet in de omgekeerde richting (dus niet op naam van de UBO).

De toegang tot het register voor het publiek zal beperkt zijn tot slechts bepaalde gegevens.

De volledige naam, rijksregisternummer en adres van de UBO zullen daarbij niet geraadpleegd kunnen worden.  Evenmin zal men via het UBO-register inzage kunnen verkrijgen in het vermogen of kapitaal van de entiteit.  De consultatie van het register gebeurt anoniem: als onderneming of UBO weet men dus niet wie de gegevens geraadpleegd heeft.

 

Wanneer en door wie moet de registratie gebeuren?

De gegevens van de UBO’s van alle ondernemingen moeten voor het eerst worden ingevoerd voor 31 maart 2019.

Naast deze uitzonderlijke termijn voor de inwerkingtreding, dient elke wijziging aan de geregistreerde gegevens te worden doorgevoerd binnen de maand, én geldt de verplichting voor de onderneming om ten minste 1 keer per jaar de geregistreerde gegevens te bevestigen.

De verplichting tot registratie van de UBO’s berust bij het bestuursorgaan van de ondernemingen.

 

Bij niet-naleving van de specifieke verplichtingen, zijnde:

  • Niet-registratie of niet bijhouden van de UBO-gegevens
  • Niet tijdige registratie
  • En/of registratie van onvolledige of onjuiste gegevens

riskeren zij een geldboete van 250 tot 5000 euro, te vermenigvuldigen met de wettelijke opdeciemen.

 

Hoe zal het overmaken van informatie praktisch verlopen?

Deze informatieverstrekking zal georganiseerd worden via aanmelding met een elektronische identiteitskaart bij het elektronisch platform:

https://www.belgium.be/nl/online_dienst/app_my_minfin

-> tabblad toepassingen, UBO-register

 

Voor een aantal praktische vragen kan verwezen worden naar de gepubliceerde FAQ, alsook naar de diverse gebruikershandleidingen.

Er wordt momenteel ook gewerkt aan de mogelijkheid om, een derde partij (bv. Fimax bvba), een extern mandaat te verlenen om de registratie in naam en voor rekening van uw onderneming in orde te brengen.

Om snel te kunnen reageren van zodra deze applicatie in werking treedt, kan u zich voorbereiden door alvast voor uw vennootschap de rechtstreekse en onrechtstreekse UBO’s te identificeren en de over te maken informatie verzamelen.